бюро независимых экспертиз


ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ

1. Информационные потоки в оргструктурах

Во многих компаниях исследования внутренних информационных систем, а также улучшение качества управленческой информации, стоят на 6-12 местах в долгосрочных планах развития.

Предприятия ориентированы на краткосрочные планы получения прибылей и такие же временные рамки информационных систем.

Но сегодня в деятельности фирм информация необходима для:

Кроме этого важное значение имеет информация для проведения мероприятий, снижающих издержки производства и повышающие его эффективность. Сюда входят, например, показатели отклонения в ходе производства от плановых заданий, требующие принятия оперативных решений. Эти данные служат основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия необходимых управленческих решений. Для каждого управленческого звена существует своя конкретная информация.

Поэтому к аналитической информации предъявляются достаточно жесткие требования:

Разберем подробно информационную систему обыкновенной фирмы. Информация циркулирующая в этой системе делится на два потока:

Остановимся на внутрифирменной системе информации фирмы.

Она делится на три основные части:

Основным в ВСИ является организационный аспект. Организационная информационная система (ОИС) представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации менеджеров разных уровней. ОИС последовательно реализует принципы единства производственного процесса, информационных потоков и организационной структуры путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием методов математической статистики и прогнозных моделей.

В производственно-хозяйственном подразделении фирмы обеспечивается обобщение информации, поступающей “снизу-вверх”, а также конкретизация информации “сверху вниз”. Существует классическая схема передачи информации:

Очевидно, что эта схема не совершенна, т.к. при вертикальной обратимости информации, она теряет в своей массе до 60-70%, а при горизонтальной только 20-30%. При этом, лидер (управляющий) получает 25-20% информации “снизу” достаточно надежной.

Это связано с тем, что при вертикальной передаче информации “снизу-вверх” информация сжимается, от уровня к уровню, она претерпевает изменения и потери. При большом количестве уровней передачи, первоначальная информация может полностью измениться.

Изменения вызваны необходимостью уплотнения и обработки информации, но при отсутствии единой внутрифирменной методики обработки и проверки достоверности полученной информации, наверх поступает совсем не та информация которая необходима.

При передаче информации “сверху-вниз” информация дополняется, расширяется и также подвергается обработке в виде выделения существенных потоков для пользователей. При этом она прибретает избыточность, что также не способствует выработке правильных управленческих решений.

Поэтому фирма переходит на новую информационную схему. Суть этой схемы заключается в выделении специального информационного менеджера, сокращении управленческо-информационных уровней и расширения горизонтальных информационных структур. Менеджер централизует у себя всю поступающую информацию и распределяет ее по пользователям структуры, выполняя при этом функции информационного координатора и администратора (в больших структурах роль менеджера выполняет специальная информационно-аналитическая служба, которая организует и координирует циркулирующие потоки внешней и внутренней информации, подвергает их обработке и анализу).

Надежность этой информационной схемы составляет 90-100% в обоих уровнях.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи. Поэтому в 90-е годы многие фирмы перешли к внедрению у себя локальных информационных систем на базе персональных компьютеров и мини-ЭВМ. Это позволило:

Ярким примером этого является знаменитая система “канбан” принятая первоначально в японских фирмах. Она позволила до минимума сократить запасы сырья, материалов и готовой продукции. Организовать выпуск готовой продукции точно по заказам потребителей, оперативно реагировать на изменения потребительского спроса, избежать непроизводительных потерь ресурсов.

Все это возможно только при использовании оперативной и достоверной информации, а также при качественном внутрифирменном планировании и прогнозировании.

2. Элементарные потоки внутрифирменной системы информации

Элементарными потоками информационной системы, кроме экономической и социальной, являются научно-техническая и маркетинговая информация.

Научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и конкурентов играет существенную роль в принятии решений. Это непрерывно пополняемый фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которой обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Для сбора научно-технической информации существует много способов, в том числе и обязательные семинары, конкурсы, выставки, презентации и т.д., обучающие работников компании и рассказывающие о ее деятельности, а так же выявляющие достойных кандидатов (как внутри фирмы, так и за ее пределами). Система таких семинаров и прочих научных обменов является очень эффективной, так как позволяет получить необходимые сведения из первоисточников с необходимой обработкой и коэффициентом сжатия.

Хотя многие западные фирмы нередко перекупают друг друга хороших специалистов, лишь потому, что их интеллектуальная информационная система требует подпитки нестандартными решениями, для приобретения конкурентоспособности.

К информации, составленной на основе опережающего анализа факторов внешней среды относится маркетинговая информация.

Сбор данных - это лишь первый шаг маркетингового исследования. Данные должны быть категорированы и систематизированы - тогда из них получается конструктивная информация, и эта информация действительно будет представлять ценность только в том случае, если из нее сделаны выводы, соотнесенные с целями компании.

Одна из проблем, с которыми часто сталкиваются маркетологи - это избыток информации. Ее так много, что переварить всю становится невозможно и она остается невостребованной. В конце концов, маркетолог вынужден выбирать данные бессистемно, чтобы как-то завершить эту работу. Кроме того, маркетинговая информация быстро устаревает, и становится бесполезной, поскольку не поддерживает перспективную ситуацию. Если одна и та же информация получена из 3-х и более источников, это означает, что на ее сбор потрачено по меньшей мере вдвое больше усилий и средств, чем это было необходимо.

Возможно, здесь самым надежным показателем успеха бизнесмена является прибыль, которая должна быть получена только в том случае, если компания точно определила рыночные возможности и сумела избежать провала. Затраты в 10% (и выше) от суммы определенной на разработку нового товара на маркетинговые исследования, показывает значимость маркетинговой информации в снижении фактора риска, особенно при игре на опережение по качеству. Здесь очень большое значение имеет временной фактор как ограничитель потенциальной прибыльности проекта.

Существует два вида маркетингового исследования:

Внешнее исследование служит для дополнения информации, полученной на самом предприятии.

Сбор информации может проводиться двумя способами:

Но основная часть полезных маркетинговых исследований проводится в офисе компании с помощью анализа существующего документооборота: статистики, различных отчетов, газет и т.п. Информация, содержащаяся этих источниках, может оказаться весьма полезной в сочетании с собственной информацией компании об объемах продаж, а также с другими внутренними источниками.

Это особенно актуально в многоуровневых системах. Большое количество уровней управления и широта одного уровня приводят к тому, что маркетинговая информация должна обеспечивать более быстрое принятие решений и высокую эффективность этих решений. В многоуровневом маркетинге прибыльность обеспечивается экономией средств, особенно времени - главного носителя информации. При этом категорийность и системность иерархии потребления информации используется по максимуму. Установлено, что снижение затрат на достижение цели при одновременном сокращении сроков на 10-15% и повышение уровня надежности оценки действий на 12-16% в целом дают эффект в денежном выражении до 30%. Если соблюдаются все указанные требования к аналитической информации, то далее результаты растут геометрически, так как здесь действует мультиэффект от структуры построения процесса.

Ерофеев Е.А., Краюшкин О.В.
Май, 1999

© БНЭ 2001-2010. Наши партнеры: